DIGITALO

La Gestione Documentale
semplice
per la tua azienda

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Cos’è Digitalo

La mission di Digitalo è l’evoluzione dei servizi attualmente offerti,
integrando e automatizzando delle soluzioni per la gestione documentale e la conservazione sostitutiva dei documenti, rendendo degli apparati multifunzione il punto di accesso aziendale di nuovi servizi innovativi.
Scopo di Digitalo è quello di sostituire i documenti che abitualmente stampate (quali ad esempio contratti, lettere, documenti, progetti, preventivi, offerte, ecc.) con una loro versione digitale ed archiviarli in un Data Center sicuro da dove facilmente recuperarli. Tra i vantaggi più immediati il risparmio di tempo, risorse e materiali e la maggior sicurezza e controllo ottenibile sui vostri documenti aziendali, nel dettaglio:

Economia di Tempo e Risorse
Archiviazione immediata ed automatica del documento direttamente dal PC dove lo state creando.
Ricerca e recupero dei documenti molto più rapida e fruibile da ogni luogo in cui voi siate.
Invio o condivisione dei documenti in maniera semplice ed immediata.
Risparmio sui Materiali
Eliminazione di raccoglitori ed armadi, risparmiando spazio nei locali aziendali.
Risparmio su costo copia (carta, toner, cartucce inchiostro, acquisto/noleggio stampanti).
Riduzione dei rifiuti e minor spreco di carta (un minor abbattimento di alberi aiuta anche l’ambiente).
Aumento della Sicurezza
Archiviazione delocalizzata (nessun rischio di perdita dei documenti causa eventi accidentali o dolosi).
Documenti criptati e trasmessi in modalità protetta (https o VPN).
Accesso ai documenti ottenibile solo dalle persone autorizzate.
Controllo dello storico di utilizzo o delle modifiche effettuate sul documento.

Funzionalità di base

ii

Gestione anagrafica clienti/fornitori associabili ai documenti

Gestione utenti e relativi ruoli gerarchici per permessi di accesso o creazione documenti.

Gestione dipartimenti (comparti/sedi aziendali) con utenti supervisori

ii

Categorizzazione dei documenti e creazione illimitata di sottocategorie

Archiviazione immediata in cloud del documento, generato in PDF mediante driver di stampa dedicato

Criptazione documenti e loro trasmissione in Data Center in modalità sicura https o VPN

mm

Possibilità di conservazione sostitutiva decennale per i soli documenti che la necessitano.

ii

Gestione di collegamenti tra più documenti archiviati

UU

Associazione di metadati al documento, utili per la ricerca, quali

  • nome utente con data e ora di creazione
  • ragione sociale cliente/fornitore relativo
  • numero/protocollo e data documento
  • categoria e sottocategoria
  • campo descrittivo

oo

Rapido recupero del documento cercato mediante campi di ricerca e suddivisione in cartelle categorie e sottocategorie

Visualizzazione, download/upload, ristampa e condivisione dei documenti, permessi solo agli utenti con le necessarie autorizzazioni.

ii

Mantenimento dello storico del documento, con indicazione di chi ha eseguito operazioni con esso, quando e di che tipo